云南财经大学数码照片档案整理规范

数码照片是用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

一、归档要求

1. 【真实性要求】归档的数码照片应是用数字成像设备直接形成，除调整亮度、对比度、饱和度等处理外，不得进行添加、合成、挖补、剪裁等修改。归档数码照片应当保留EXIF信息。

2.【数质量要求】反映同一活动的系列数码照片，应选择一定数量（一般事件3－4张，重大事件4－10张，重大庆典等活动可不受数量限制）的能够反映该项活动全貌、主题鲜明、影像清晰的归档。反映同一场景的一般只归档一张。

3.【格式要求】归档的数码照片格式为RAW、JPEG或TIFF，推荐采用RAW格式。如果采用RAW格式的应同时归档该文件JPEG格式的副本，副本的分辨率、色彩模式、EXIF信息等应与RAW格式正本文件一致。

4.【整理要求】数码照片形成部门在归档时，可按以下方式操作：

(1)按照片组建立归档数码照片组文件夹。文件夹由归档人按简要、易识别及不易重复的原则自行命名。“照片组”是指记录同一次活动的若干张数码照片的集合。

(2)按“组”填写“云南财经大学归档数码照片登记表”（见附件1）。“云南财经大学归档数码照片登记表”应当保存在相应的照片组文件夹内，与归档照片一并移交档案馆，并打印一式两份，签字后作为归档凭据分别保存。格式如下：

填写说明：“事件说明”为本组照片反映内容的简要概述，主要说明事件的起止时间、参与人员、事件内容、意义等；字数控制在500字以内。“序号”为组内数码照片的顺序编号；“拍摄时间”应包括年、月、日；“拍摄地点”应写明照片拍摄的具体地点；“事由”由归档人自行拟写，应能清楚反映照片的主要内容；“主要人物”应写明照片中主要人物的位置、姓名、职务等内容，例：学校党委副书记（左一）；“存储文件名”为数字照片文件的名称，由归档人自行命名，格式为“存储文件名．文件格式后缀”，例：DSC0017.JPG；“密级”根据照片内容的涉密等级和管理要求填写：绝密、机密、秘密、内控、公开。

二、归档范围

参照《云南财经大学声像类档案归档范围》执行。

三、移交方式

以电子文件移交。

四、归档时限

每季度结束后一周内向档案馆移交。

声像类档案归档范围

（一）学校大事声像材料

1.省部级以上领导以及社会知名人士来校视察、参观、访问等声像材料；

2. 党代会、团代会、学代会、教代会、工代会等重要会议声像材料；

3.学校各种庆典活动声像材料；

4.校际交流、合作、互访活动声像材料；

5.获国家级、省部级表彰奖励、授奖颁奖声像材料；

6.学校统战工作重大活动的声像材料；

7.校友会活动声像材料；

8.重大自然灾害、重大事件所造成的现场声像材料；

9.列入学校要闻发布的事件声像材料；

10.学校其它重大活动声像材料。

（二）教学活动声像材料

1.开学、毕业典礼声像材料；

2.有代表性的课堂教学和实验声像材料；

3.有代表性的教学实习和社会实践活动声像材料；

4.重要的教育研究活动声像材料；

6.聘请校外教师、发聘书仪式声像材料；

7.教学成果展览声像材料；

8.军训声像材料；

9.共青团、学生会以及学生社团组织有意义的活动声像材料。

（三）科学研究活动声像材料

1.获奖科研项目奖状、证书照片或扫描件；

2.学校主办的学术活动、会议声像材料；

3.学校主办或参加的国际学术会议活动声像材料；

4.科研成果及其展览声像材料；

5.其它科研重大活动声像材料。

（四）外事活动声像材料

1.校际往来、合作、签订协议等声像材料；

2.外籍及港、澳、台学者、专家来访声像材料；

3.聘请外籍学者为学校名誉教授、客座教授声像材料；

4.在学校任教的外籍教师、专家重要活动声像材料；

5.中外学者互派讲学、进修学习、会议声像材料；

6.其它重大外事活动声像材料。

（五）人物肖像照片

1.历任校级领导标准照、工作照；

2.正教授标准照、工作、科研照；

3.学校历届毕业生合影照片；

4.学校各类专业证书班、进修班、短训班学员合影;

5.学校全日制学生入学照、毕业照；

6.获得国家级、省部级奖励的个人标准照、生活照。

（六）基建景物声像材料

1.学校建筑物踏勘、招投标、建设、验收、维修等声像材料；

2.学校教学、生活区建筑物照片；

3.其它建筑物、景物照片。

（七）体育类声像材料

1.运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛声像材料；

2.运动队训练、比赛等体育活动声像材料；

3.兄弟院校的来访、表演、比赛等声像材料。

（八）其它声像材料

1.宣传介绍学校及各学院、教学部、各单位的专题声像材料；

2.艺术节、文艺汇演、歌咏比赛等声像材料；

3.有保存、参考价值的声像材料。